‘Ook thuisblijvers kunnen voortaan ieder evenement volwaardig beleven’

Het NBC Congrescentrum is een fullservice evenementenlocatie in Nieuwegein. Directeur-eigenaar Justin van Hooijdonk zat bij het uitbreken van de coronacrisis niet bij de pakken neer, maar besloot te investeren in een grote verbouwing en diverse technische innovaties. Daardoor is het NBC nu niet alleen coronaproof, maar bovendien ingericht op hybride evenementen. Klaar voor de toekomst dus.

Het NBC biedt 2 evenementhallen en 34 vergaderzalen. Het jaar 2020 beloofde voor dit familiebedrijf ‘het beste jaar ooit’ te worden. ‘Het bezettingsrooster was tot het laatste gaatje gevuld met de mooiste evenementen,’ vertelt Justin. ‘Dan is het natuurlijk heel erg schrikken als van de ene op de andere dag de annuleringen je om de oren vliegen. Het ligt niet in onze aard om terug te deinzen voor uitdagingen. We zijn dan ook meteen gaan kijken naar wat wél kan.’

Klaar voor de toekomst

Justin en zijn team zijn direct aan de slag gegaan om het bedrijf klaar voor de toekomst te maken. ‘We hadden al verbouwingsplannen voor de benedenverdieping. Verder hebben we een aantal onderhoudswerkzaamheden naar voren getrokken. In andere jaren was een verbouwing of onderhoud een grote logistieke puzzel, nu konden we flink aan de slag. We hebben de toiletgroepen helemaal vernieuwd: alle toiletten, kranen en zeepdispensers zijn nu touchless. Van onze lobby hebben we een sfeervolle lounge gemaakt, waar je heel comfortabel en op veilige afstand van elkaar kunt zitten, borrelen of werken.’

Garanties voor een veilige bijeenkomst

Ook richtte het NBC een werkgroep op die zich boog over de vraag: Hoe gaan bijeenkomsten er voortaan uitzien? En: Welke maatregelen zijn nodig om veilige bijeenkomsten te kunnen garanderen? Justin: ‘Onze aanpak is al bij aankomst van onze gasten merkbaar: ze kunnen buiten hun handen al desinfecteren en doorlopen allemaal de gastenregistratie en gezondheidscheck. Daarnaast hebben we verschillende protocollen voor verschillende soorten bijeenkomsten opgesteld. Deze maatregelen en protocollen samen hebben we als video en als downloadbare pdf op onze website geplaatst. Dat bracht merkbaar het vertrouwen van onze opdrachtgevers terug. De aanvragen kwamen al snel weer op gang.’

Hybride evenementen

In de hospitality-branche is hybride evenement dé term van 2020, naast coronaproof natuurlijk. Justin: ‘We hebben al onze evenementen toegankelijk gemaakt voor thuisblijvers. Dus voor genodigden in quarantaine of die tot een risicogroep behoren. Doordat we in veel van onze zalen camera’s hebben geplaatst, kunnen zij het evenement via een livestream volgen. Op 3 juli hebben we ons eerste grote hybride event gehouden voor 250 gasten hier en 50 gasten die het evenement online bijwoonden. De 250 gasten bij ons op locatie hebben we over twee zalen verdeeld. Alle genodigden zagen dezelfde livestream. Dat is supergoed bevallen.’

Door juist nu te investeren, sta je 1-0 voor op het moment dat de crisis voorbij is.

 

Virtueel verrassend

Wat Justin achteraf wel jammer vond, is dat die mensen thuis niet de energie en de interactie in de zaal meekregen. Samen met de AV- en IT-partners van het NBC is hij daarover na gaan denken en zo is een nieuw concept ontstaan: Virtual Live. ‘Voor de thuisblijvers kunnen we nu met augmented reality een spectaculaire show maken. Door een extra laag toe te voegen aan de livestream, kunnen ook mensen thuis het evenement volwaardig beleven. We kunnen allerlei spectaculaire virtuele elementen toevoegen. De mogelijkheden zijn eindeloos. Dat concept hebben we 8 september voor het eerst toegepast. Zowel de opdrachtgever als de gasten thuis waren zeer te spreken over het event.’

Met 1-0 voor

Het NBC investeerde al standaard elk jaar een deel van de winst in innovaties. Justin: ‘Zo blijven we up-to-date en toekomstproof. Bovendien hebben we daardoor alles in huis, waardoor we geen extra kosten hoeven te maken voor inhuur. Dit jaar hebben we extra veel investeringen gedaan, maar die bieden ook weer kansen, ook op de langere termijn. Door juist nu te investeren – op momenten waarop veel anderen dat niet doen – sta je 1-0 voor op het moment dat de crisis voorbij is. ‘Wij zijn bijvoorbeeld nu al klaar voor de toekomst, terwijl anderen daar pas aan beginnen als de storm is gaan liggen.’

Gaat u nieuwe activiteiten ontplooien? Bedenk dan dat die andere risico’s met zich meebrengen.

Welke risico's loop ik?

Deel uw verhaal

Bent u ondernemer en kon u door de coronacrisis niet meer ondernemen op de manier zoals u gewend was. Dit vroeg waarschijnlijk om behoorlijk wat aanpassingsvermogen. Waar zag u kansen? Deel uw verhaal met ons en inspireer andere ondernemers. Wij zijn benieuwd!