Bedrijfsschade

Als uw winkel door een brand, overstroming of andere calamiteit wordt getroffen, kan de schade zeer groot zijn. Zeker bij een grote brand, kan uw bedrijf langere tijd volledig stil komen te liggen, met alle nadelige gevolgen van dien voor uw inkomen en uw vaste klantenkring. Zorg daarom dat u goed voorbereid bent.

Welke risico’s loopt u?

Als uw onderneming – door wat voor oorzaak dan ook – deels of helemaal stil komt te liggen, maakt u geen of minder omzet en lijdt u dus financiële schade. Denkbare oorzaken daarvoor zijn:

  • uw winkelpand is onbruikbaar geworden. Bijvoorbeeld door schade na een brand, inbraak, ontploffing, storm, overstroming, heftige neerslag, bliksem of een botsing;

  • er gaan onmisbare installaties kapot (denk aan de airconditioning, verlichting of koeling);

  • de aanvoer van water of stroom valt weg;

  • een van uw grootste leveranciers kan niet meer leveren. Als u enige tijd niet hebt kunnen leveren, loopt u het risico dat uw klanten (deels) naar de concurrent overstappen. U zult dan heel veel moeite moeten doen om deze of nieuwe klanten weer aan boord te halen.

Weet u wat u nodig heeft?

U bespaart uzelf een hoop ellende als u – juist nu er geen vuiltje aan de lucht is – een aantal zaken vastlegt in een continuïteitsplan. Zo is het goed om een inventarisatie te maken van alles wat u in de winkel én het magazijn heeft staan, zodat het na een grote schade makkelijker is om alles te vervangen. Op basis van deze risico-inventarisatie kunt u na schade een herstelplan maken. Zet daarin onder meer:

  • bankgegevens;

  • gegevens van uw intermediair/verzekeraar;

  • adressen en telefoonnummers van alle medewerkers;

  • gegevens van uw leveranciers;

  • een communicatieplan (internet, sociale media, omroepen en kranten);

  • specifieke eisen die nodig zijn om op een andere plaats (tijdelijk) door te starten. Denk daarbij aan: vloeroppervlakte, hoogte gebouw, benodigde elektrische capaciteit, klimaatbeheersing en vergunningen.

Wat kunt u verder doen om schade door bedrijfsstilstand te beperken?

  • Maak van tevoren duidelijke afspraken met marktpartijen, bijvoorbeeld leveranciers, over wat de alternatieven zijn als uw, of hun bedrijf tot stilstand komt.

  • Zorg voor actuele back-ups van alle digitale gegevens en bewaar die buiten het bedrijf.

  • Maak een bedrijfscontinuïteitsplan en houd dat up-to-date.

Stroomstoring

Als u te maken krijgt met een stroomstoring (bijvoorbeeld door een blikseminslag, overstroming, of eenvoudigweg door werkzaamheden in de straat), kan dat al snel noodlottige gevolgen hebben voor uw koopwaar. Om voedselbederf te voorkomen, doet u er verstandig aan om een back-up-stroomvoorziening te hebben in de vorm van een generator of door een transportbedrijf met grote koelwagens paraat te hebben staan.

Waterschade

Wateroverlast kan veroorzaakt worden door kapotte leidingen, maar ook door water dat van buiten naar binnen stroomt. Bijvoorbeeld door overstromende dakgoten bij hevige regenval of door een defecte riolering. De schade die duizenden liters water aanrichten, kan uw bedrijf langere tijd stilleggen. Een eenvoudige maar doeltreffende preventieve maatregel is een waterslot op apparaten die aangesloten zijn op de waterleiding, zoals koffie- en wasmachines. Een waterslot zorgt ervoor dat wanneer een waterleiding scheurt, deze automatisch wordt afgesloten. Daarnaast is het verstandig om te zorgen voor regelmatig onderhoud van dakgoten, waterleidingen en de waterafvoer.

Opnieuw beginnen?

Ook is het verstandig om van tevoren na te denken over factoren die meespelen bij een eventuele herstart. Bedenk daarbij:

  • Is herstellen een optie? Daarmee heeft u waarschijnlijk minder problemen met bestemmingen en vergunningen dan wanneer u elders opnieuw gaat beginnen.

  • Is het een optie om te verhuizen naar een andere locatie? Dat wordt lastiger als u veel vaste klanten heeft. Vooral kleine winkels kunnen het moeilijk krijgen als ze verhuizen naar een nieuwe locatie: u heeft dan tijd nodig om uw reputatie te herstellen. Voor grote winkels zal het lastig zijn een geschikt pand te vinden.

  • Is het mogelijk om deels open te gaan tijdens de wederopbouw? Is er buiten voldoende ruimte voor noodvoorzieningen (tenten)?

  • (Koel)apparatuur is op zich eenvoudig te vervangen, maar het zal enige tijd duren om het te installeren – zeker als uw bedrijf een doorstart maakt op een nieuwe locatie.

  • U bent voor pinbetalingen, voorraadbeheer en inbraak- en brandalarm afhankelijk bent van de beschikbaarheid van het netwerk en bijbehorende data: zorg dat het netwerk na schade snel weer up and running is. Sla belangrijke gegevens op in de cloud, zodat u er snel weer bij kunt.

  • En tot slot: welke invloed heeft een totaalverlies tijdens een seizoensgebonden piek? Denk aan feestdagen of een groot evenement zoals het WK. Of misschien ligt uw vestiging in de buurt van een camping en behaalt u vooral tijdens de zomermaanden veel omzet.

Zie ook: Brandrisico’s: elektra/elektrische installaties

Checklist continuïteitsplan

Om voorbereid te zijn op onverwachte gebeurtenissen, doet u er goed aan de gevolgen van een calamiteit voor de continuïteit van uw bedrijf in kaart te brengen. Dat kunt u doen door een continuïteitsplan op te stellen, waarin u naast alle contactgegevens, afspraken, vergunningen en ander relevante informatie, ook preventieve maatregelen opneemt die continuïteitsbedreigende risico’s kunnen verminderen. In het plan behoren minimaal de volgende vragen te worden beantwoord:

  • Hoe lang kunt u maximaal dicht blijven? Hoe uniek is uw bedrijf, gezien de formule, de locatie en het directe aanbod in de omgeving?

  • Hoeveel tijd vraagt het herstel?

  • Is de administratie en alle andere belangrijke data gewaarborgd?

  • Hoe snel kan het netwerk met bijbehorende faciliteiten weer worden gebruikt?

  • Is voortzetting en/of opslag elders of in een noodvoorziening in de directe omgeving mogelijk?

  • Welke middelen/faciliteiten zijn minimaal nodig bij een vervangende ruimte?

  • Hoe afhankelijk is uw bedrijf van bepaalde (sleutel)medewerkers?

  • Hoe afhankelijk is uw bedrijf van bepaalde leveranciers?

  • Hoe communiceert u over de gevolgen van de ramp naar klanten, personeel en de pers?

  • Welke aanvullende overheidseisen worden gesteld?

  • Welke vaste kosten lopen door gedurende de schadeperiode?

  • Biedt de verzekeringspolis voldoende dekking? Daarbij is naast de verzekerde som de uitkeringsperiode van groot belang. Standaard wordt 52 weken als uitkeringstermijn gekozen, maar dat blijkt dikwijls niet voldoende voor de gehele herstelperiode.