Mevrouw achter in naaimachine die kleding fabriceert

Fase 1: Inkoop

Wat zijn in de inkoopfase de grootste risico’s? En hoe kunt u die minimaliseren? 

Risico: Aansprakelijkheid voor import van producten van buiten de EU

Azië – en vooral China – geldt steeds meer als het importwalhalla voor groothandels. Tenminste, als het om inkoopprijzen gaat. Wanneer u uw waar buiten de EU koopt, bent u volgens de wet producent. Als er iets mis blijkt met de door u geïmporteerde spullen, bent u eindverantwoordelijk en productaansprakelijk, niet de leverancier. Eventuele schade op hem proberen te verhalen, lukt in de praktijk zelden of nooit.

Verplichte CE-markering

Veel consumentenproducten moeten een CE-markering hebben voordat u ze binnen de Europese Unie (EU) op de markt mag brengen, zoals speelgoed en elektronische huishoudelijke apparaten. U bent wettelijk verplicht om ervoor te zorgen dat bij import van dat soort spullen van buiten de EU, deze aan de EU-richtlijnen voldoen. Alleen als ze aan de juiste veiligheids- en gezondheidseisen voldoen, krijgen ze een CE-markering. Op de website www.rijksoverheid.nl kunt u vinden voor welke producten een CE-markering verplicht is.

Grote risico’s

Stel dat u speelgoed importeert, dat niet aan de strenge veiligheidseisen van de EU voldoet. U moet er toch niet aan denken dat een kind stikt in een klein, loszittend onderdeel. Of dat een lampje kapot springt en ernstige schade aan een oog veroorzaakt. Wanneer de controlerende instantie een product aantreft dat geen, of ten onrechte een CE-markering draagt, kan de instantie eisen dat u het product aanpast of van de markt haalt. Ernstige situaties kunnen zelfs leiden tot strafvervolging. Maar weet u welke productregelgeving van toepassing is? En kunt u zelfstandig controleren of u met deze regelgeving te maken heeft?

Preventiemaatregelen

Wat kunt u zelf doen om financiële en reputatieschade door een aansprakelijkheidstelling te voorkomen?

  • Laat de geïmporteerde producten door een expert keuren. Wanneer u goederen buiten de EU inkoopt, doet u er verstandig aan een keuringsbureau in te schakelen. Deze specialisten weten precies aan welke richtlijnen de spullen moeten voldoen.

  • Controleer de goederen bij levering. Voldoen deze aan uw eisen en verwachtingen? Zo nee, stuur ze dan terug.

  • Richt het herpak- en bewerkingsproces in op kwaliteitscontroles. Want ook alles wat u zelf verandert aan de producten, moet volgens de richtlijnen gebeuren.

  • Controleer de voorwaarden van uw AVB. Biedt uw aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven ook dekking voor producten van buiten de EU? Zo ja, kijk dan in de voorwaarden aan welke eisen u moet voldoen. Bedenk ook dat een AVB geen schade aan het geleverde product dekt. NB: export naar de VS valt in principe buiten de polisdekking, vanwege de bizar hoge aansprakelijkheidsclaims die daar gedaan worden.

Risico: Conflict met leveranciers over levering

U wilt op tijd de beloofde spullen kunnen leveren. Maar wat als de persoon bij wie u inkoopt zich niet aan de afspraak houdt? Als u de verkeerde producten krijgt of de levering te laat aankomt, wordt het voor u lastig om uw klanten tevreden te houden. Hoe voorkomt u dat?

Conflict nieuwe leverancier

 Conflicten met leveranciers waar u al jaren zaken mee doet, komen in de praktijk zelden voor. Als er een probleem is, komt u er meestal samen wel uit. Echte problemen ontstaan vaak pas, na overstap naar een nieuwe leverancier. U kent elkaar nog niet zo goed, en áls er dan een probleem ontstaat, wordt het heel lastig om dat op een bevredigende manier op te lossen.

Check leveringsvoorwaarden

Controleer voordat u een deal sluit de leveringswaarden van de leverancier. Hij wil graag zijn eigen voorwaarden toepassen omdat deze voor hem vaak voordeliger zijn. Laat een jurist controleren of u geen onredelijke eisen krijgt voorgelegd. Als u het niet met de eisen eens bent, kunt u in een contract aanvullende afspraken maken. Als u dat niet doet, kan dat slecht voor u uitpakken. Als het tot een rechtszaak komt, zal de rechter onverbiddelijk in uw nadeel beslissen. U heeft immers bij uw volle verstand zelf het contract ondertekend.

Ken uw leverancier

Probeer, om conflicten te voorkomen, meer te weten te komen over de nieuwe leverancier. Bij voorkeur vóór u met hem in zee gaat! Bent u goed bekend met andere groothandelaars die zaken met hem doen? Vraag hen dan om een referentie. Verder kunt u zich abonneren op online databanken met wereldwijde bedrijfsinformatie. Deze informatie kan u veel vertellen over uw leverancier. Zo kunt u daaruit opmaken hoe goed de zaken gaan (met andere woorden: wat de kans is dat de leverancier failliet gaat) en hoe de bedrijfsstructuur precies is: of er dochter- of zusterondernemingen zijn en wie de ultimate beneficial owner (UBO) is.

Risico: beschadiging of verlies van producten onderweg

Het kán gebeuren: een containerschip vergaat onderweg van China naar Amsterdam in de Indische Oceaan. Aan boord: twee containers tjokvol spullen die u voor een zeer goede prijs had ingekocht. Die kans is niet groot, maar wat doet u als uw spullen kwijtraken of beschadigen? En wat doet u als de inhoud van een vrachtwagen uit België beschadigd raakt na een aanrijding?

Bewuste keuze

Zoals u in het interview met Richard de Man van PTMD kunt lezen, besluiten sommige ondernemers in de groothandelbranche die bewust hebben nagedacht over dit risico, dat risico te nemen. Het verlies van die ene vracht nemen ze liever zelf, dan dat ze daar een verzekering voor afsluiten. Het verhaal wordt anders wanneer de containers geen goedkoop speelgoed, maar dure elektronica bevatten.

Stelt u zichzelf de volgende vragen om een goede afweging te kunnen maken:

  1. Hoeveel goederen bevat het transport?

  2. Wat is de totale waarde van die goederen?

  3. Hoe groot is het gevaar van verlies of beschadiging op de route?

  4. Hoe worden de goederen vervoerd?

  5. Wat heb ik afgesproken over de aansprakelijkheid voor gebrekkige producten ontstaan door/tijdens transport?

Spreid het transportrisico

Bedenk daarbij dat het nooit verstandig is om op één paard te wedden. Als u voor vijf ton aan elektronica heeft ingekocht in een ver land, is het helemaal geen slecht idee om dat in meerdere transporten naar Nederland te vervoeren. Daarmee verkleint u de kans dat u in één keer alles kwijt bent.

Hanteer Incoterms

Afspraken over het transport kunt u vastleggen in Incoterms (International Commercial Terms). Incoterms is een internationale standaard over de rechten en plichten van de koper en verkoper (fabrikant) bij internationaal transport van goederen. Ze zijn ontwikkeld en gepubliceerd door de International Chamber of Commerce (ICC).Met Incoterms legt u vast:

  • welke verplichtingen u beide heeft;

  • wie welke verzekeringen, vergunningen, machtigingen en andere formaliteiten regelt;

  • wie tot welk punt het transport regelt; · het punt waarop de kosten en risico’s overgaan van de fabrikant naar de koper. Bij inkoop van spullen in het Verre Oosten, kunt u bijvoorbeeld afspreken dat u pas het risico draagt vanaf het moment dat de spullen over de reling van het schip zijn geladen.

Voldoende dekking?

 Let er ook op dat uw verzekering afdoende dekking biedt. De verzekering van de transporteur keert meestal per kilo vervoerde goederen uit. Dan kan de dekking in uw branche al snel ontoereikend zijn. De vervoerder zelf is maar beperkt aansprakelijk. Controleer ook de polis of laden en lossen is meeverzekerd. Juist tijdens het in- en uitladen kan schade ontstaan.