Hoe organiseert u een AVG-proof sollicitatieproces?

Sinds voorjaar 2018 zorgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ervoor dat we nóg zorgvuldiger omgaan met persoonsgegevens. De AVG heeft uiteraard ook consequenties voor het sollicitatieproces. Hidde de Wildt is Key Accountmanager bij recruitment softwarebedrijf HROffice. Hij deelt in dit blog de antwoorden op vragen die hij daarover krijgt. Ook legt hij uit wat goede recruitment software hierin kan betekenen.

Waar moet u op letten in het sollicitatieproces?

Om het sollicitatieproces bij ondernemers AVG-proof te laten verlopen, moesten wij nadenken over zaken als het bewaren van cv’s en kandidaatgegevens, opbouwen van een talentpool, opslaan van aantekeningen die worden gemaakt tijdens het sollicitatieproces en van schriftelijke communicatie over een kandidaat. Maar hoe zit dat nou precies? Wat mag er wel en wat niet volgens de AVG? Hieronder geef ik antwoord op veelgestelde vragen.

Mag ik nog wel cv’s bewaren?

‘Ja, dat mag. Wijst u een kandidaat af, dan moet u de gegevens binnen een vooraf aangegeven tijd verwijderen. Als u de gegevens langer wilt bewaren dan de aangegeven termijn, dan heeft u daar toestemming voor nodig. Zorg wel dat u die toestemming kunt aantonen en dat u in uw privacyverklaring duidelijk omschrijft hoe lang u cv’s bewaart.’

Wat als een kandidaat aangeeft dat zijn cv verwijderd moet worden?

‘Dan moet u dat zo snel mogelijk doen. Zoals gezegd mag u alleen een cv opslaan als u daar toestemming voor heeft van de kandidaat. Verder is het belangrijk dat u de cv’s goed beveiligd opslaat en dat ze geen gevoelige persoonsgegevens bevatten die niet relevant zijn. Denk hierbij aan een kopie van een paspoort.’

Mag ik een talentpool opbouwen?

‘Dat mag, maar alleen als u hiervoor toestemming heeft van de kandidaten. Solliciteert een kandidaat via een online contactformulier? Neem dan een zogenoemde opt-in-checkbox op in het formulier met de vraag of u de gegevens voor een bepaalde tijd mag bewaren. Zorg ervoor dat u ook deze toestemming goed bewaart en kunt aantonen bij controle door de Autoriteit Persoonsgegevens.’

Hoe lang mag ik gegevens bewaren?

‘Dat mag zolang u daar toestemming voor heeft. Let op: u mag alleen gegevens bewaren als u daar een goede reden voor heeft. Is de bewaartermijn verstreken, maar wilt u toch de gegevens bewaren? Dan mag u de kandidaat een bericht sturen om de gegevens te controleren en eventueel aan te vullen. In dit bericht kunt u dan meteen vragen of u de gegevens langer mag bewaren. Zo voldoet u aan de bewaarplicht en zorgt u ervoor dat uw talentpool waardevoller wordt.’

Mag ik aantekeningen van een sollicitatiegesprek bewaren?

‘Als u gegevens wilt vastleggen en toevoegt aan een dossier, gelden dezelfde voorwaarden als hierboven. Als u al toestemming heeft om de gegevens te bewaren en om iemand later te benaderen, dan hoeft u voor notities gemaakt tijdens het sollicitatiegesprek geen aparte toestemming te hebben. Als er een arbeidsovereenkomst tot stand komt, mag u de gegevens niet langer bewaren dan nodig. Registratie van gemaakte afspraken is wel toegestaan.’

Eenvoudiger voldoen aan de AVG

Voldoen aan de AVG-wetgeving begint met snel en eenvoudig inzicht in gegevens van uw kandidaten. Om grip te houden op het sollicitatieproces is een centraal systeem daarom een vereiste. Daarmee weet u waar gegevens zich bevinden en wie daar toegang toe heeft. Bovendien kunt u de persoonsgegevens met één druk op de knop verwijderen zodra de bewaartermijn verlopen is.

ABN AMRO wil haar klanten hier graag in ondersteunen. Daarom biedt ABN AMRO haar MKB-klanten 3 maanden gratis gebruik van HROffice Recruitment aan. Met de recruitment software van HROffice heeft u de mogelijkheid om gemakkelijk vacatures via campagnes uit te zetten, kandidaten te verwerken en alle kandidaatgegevens veilig en overzichtelijk op te slaan. Met de analytics module krijgt u snel en gemakkelijk inzicht in het gehele sollicitatieproces. Wilt u hier meer over weten of direct gebruikmaken van het systeem? Kijk dan op de actiepagina.

U kunt zich nog tot eind september voor deze actie aanmelden.