Efficiënt en productief online vergaderen? Dat kan met deze do’s and don’ts

We beeldbellen ons drie keer in de rondte: elk overleg, elke training en elke afscheidsborrel of brainstormsessie moet nu eenmaal op afstand. Gesprekken via het scherm zijn vermoeiender dan echte, leiden vaker tot ergernissen en zijn moeilijker om aandachtig te volgen. Bovendien snakken we naar écht contact. Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers ook de komende tijd nog efficiënt en productief vergaderen?

Een uitkomst met minpunten

Online vergaderen is aan de ene kant een uitkomst. Als dat akelige virus vijf jaar eerder was opgedoken, was het veel lastiger geweest om door te werken vanuit huis. Maar er zijn ook minpunten. Té aanwezige huisdieren en kinderen bijvoorbeeld, een slechte verbinding, een gebrek aan non-verbale communicatie en direct oogcontact.

 

 

Voortschrijdende inzichten

Toch kan online vergaderen een prima vervangend overleginstrument zijn. Met een beetje inspanning van alle deelnemers kan een online bijeenkomst zelfs leuk en gezellig zijn. Na driekwart jaar weten we al best veel over wat werkt en wat niet. Daaruit hebben we deze lijstjes met de belangrijkste do’s-and-don’ts afgeleid; een lijstje voor u als leidinggevende en een voor uw medewerkers. Ook als u geen medewerkers heeft, vindt u in de lijstjes bruikbare tips voor uw online (klant)contacten.

Do’s and don’ts voor leidinggevenden

Wél doen

    • Zorg dat de camera op ooghoogte Zo wekt u het beste de schijn van oogcontact en voorkomt u dat u letterlijk neerkijkt op uw medewerkers.
    • Reserveer een paar minuten voor social talk, daar heeft iedereen nu behoefte aan.
    • Zorg voor interactie en betrek iedereen bij de bijeenkomst. Ga eens een rondje langs alle ‘vakjes’.
    • Houd iedereen ‘bij de les’ door vragen te stellen: ‘Jan, wat vind jij van dit voorstel?’
    • Houd de vergadering zo kort mogelijk. Las bij langere bijeenkomsten na iedere 45 minuten een pauze
    • Organiseer naast vergaderingen ook eens een echt leuk online evenement, zoals een borrel, thuiswerklunch, quiz of wijnproeverij. Zo zorgt u voor verbinding en houdt u het teamverband in stand.

Niet doen

    • Een monoloog houden van meer dan 15 minuten. U zult merken dat de andere deelnemers hun aandacht verliezen of zelfs de meeting verlaten (meestal met een smoesje in de chat).
    • Vergaderen met grote groepen. Een groepsgrootte tussen de vijf en zeven deelnemers is ideaal. Zo houdt u ieders aandacht erbij en krijgen alle deelnemers de kans om ook echt gezien en gehoord te worden.
    • Geïrriteerd reageren als er per ongeluk een kind of huisdier in beeld verschijnt of om aandacht vraagt. Uw medewerker zal het zelf al vervelend genoeg vinden. Vraag of het handig is om een paar minuutjes pauze in te lassen zodat uw medewerker de situatie kan oplossen.

Do’s and don’ts voor medewerkers

Wél doen

    • Zorg voor een prettige, niet-storende achtergrond. Géén nep palmbomenstrand of een vakantiefoto. Het is voor de andere deelnemers het prettigst als je de achtergrond vervaagt zodat je gezicht scherp aftekent.
    • Zorg dat je gezicht voldoende belicht is, zodat je gezichtsuitdrukking te zien is.
    • Met een onverzorgd uiterlijk wek je de indruk dat het je niet interesseert. Uit respect voor elkaar zorg je er daarom voor dat je er net zo verzorgd uitziet als wanneer je naar kantoor gaat. Dat je onder tafel een pyjamabroek draagt, hoeft niemand te weten.

Niet doen

    • Te laat inschakelen. Dit verstoort de zo belangrijke goede start van de vergadering.
    • Multitasken. Het is simpelweg onbeleefd als je ondertussen op je telefoon zit te kijken, appjes beantwoordt of een gesprek voert met een huisgenoot.
    • Je microfoon uitzetten. Dan ben je er niet écht bij.
    • Onaangekondigd je scherm uitschakelen. Dit komt heel raar over.

Houd moed

Laten we hopen dat we snel weer op kantoor kunnen vergaderen en bijpraten. Tot die tijd: houd moed en vooral: houd het leuk samen!

‘Bedenk alternatieven om zichtbaar te blijven’

Wachten op betere tijden is geen optie. Marianne Kuiper, oprichter-eigenaar van Efficient Hotel Partner, bedacht met haar team een alternatief concept.