1. Alles op slot?
Laat u een leeg kantoorpand achter? Maak dan voor vertrek nog een extra sluitronde: is alles goed op slot, zijn alle deuren en ramen dicht? Werkt de alarminstallatie naar behoren? Kijk ook meteen even of de koelkast en de vuilnisbakken leeg zijn: dat scheelt nare verrassingen bij terugkomst.
2. Ruim het buitenterrein op
Juist in de vakantieperiode kunnen vandalen en pyromanen ongestoord hun slag slaan. Kijk daarom ook of er buiten geen spullen staan die kwajongens in de fik kunnen steken. Sluit rolcontainers af met een slot en zet pallets binnen of minimaal 10 meter van de gevel. Kijk ook of er geen beklimbare spullen onder een raam staan.
3. Ontkoppel alle laders
Vooral acculaders vormen een groot brandgevaar. Door vonken uit de laders kan snel en eenvoudig brand ontstaan. Het is daarom niet verstandig om ‘s nachts accu’s te laden en al helemaal niet als u langer weg bent. Ook telefoon- en tabletladers kunt u beter uit het stopcontact halen. Het is sowieso verstandig om elektrische apparaten (zoals printers) zoveel mogelijk uit te schakelen als u op vakantie gaat.
4. Laat instructies achter
Blijven er collega’s achter? Zorg dan dat zij over alle nodige informatie beschikken. Denk aan de code voor de alarminstallatie, aan noodnummers, het nummer van de buren en aan wachtwoorden. Geef ze – als dat nodig is – toegang tot uw documenten en agenda. Zorg ook dat zij (en niemand anders!) de juiste sleutels hebben. Zijn de achterblijvers voornamelijk tijdelijke krachten? Doe dan voor uw vertrek een achtergrondcheck (als u dat nog niet bij aanname hebt gedaan): dan weet u zeker dat u de zaak in betrouwbare handen achterlaat.
5. Licht uw klanten in
Zijn er klanten die erop rekenen dat u altijd voor ze klaarstaat? Stel hen dan tijdig op de hoogte van uw afwezigheid. Bijvoorbeeld door ze een week voor vertrek een mailtje te sturen. Stel voor andere (potentiële) klanten een vriendelijk en informatief afwezigheidsbericht in. Vermeld daarin:
- wanneer u weer terug bent;
- wie u eventueel waarneemt;
- hoe en waar ze u in geval van nood kunnen bereiken.
Hetzelfde geldt voor het voicemailbericht op uw vaste telefoonlijn.
6. Maak back-ups
Maak een back-up van al uw belangrijke en gevoelige bestanden. Dat is zeker aan te raden als u uw laptop, werktelefoon of tablet meeneemt op vakantie. Daar is het risico op diefstal of waterschade groter dan op kantoor. En als het systeem op uw kantoor tijdens uw afwezigheid wordt aangevallen door een ransomware-virus, kunt u na terugkomst weer zorgeloos verder werken.