Gesloten hangslot op een houten achtergrond

5 tips om een AVG-boete te voorkomen

De nieuwe privacywet (AVG) is sinds 25 mei 2018 van kracht. De toezichthouder in Nederland, de Autoriteit Persoonsgegevens, verwacht dit jaar de eerste AVG-boetes uit te delen. En die zijn niet mis: tot 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde omzet. Al eerder meldde de toezichthouder dat het mkb geen uitzonderingspositie of een mildere aanpak krijgt bij handhaving van de AVG. Veel ondernemers voldoen nog niet aan de AVG. Daarom geeft Kor de Boer, commercieel directeur van Privacy Zeker, 5 tips om een boete te voorkomen.

‘De AVG draait om de bescherming van persoonsgegevens. Dat kunnen gegevens van je klanten zijn, maar ook van je medewerkers, prospects, sollicitanten of leveranciers. Het gaat in ieder geval niet om bedrijfsgegevens, enkel om gegevens die te herleiden zijn naar een persoon. De wet legt de verantwoordelijkheid bij jou als ondernemer om aan te tonen dat je aan de privacyregels voldoet. Maar waar begin je? Een belangrijke en logische eerste stap, is het in kaart brengen van welke persoonsgegevens je verwerkt. Vervolgens is het belangrijk om maatregelen te treffen om die gegevens correct en veilig te verwerken.

Tip 1: Stel een privacyreglement en cookieverklaring op

Onder de AVG heb je als ondernemer een informatieplicht. Dit betekent dat je verplicht bent om nieuwe en bestaande klanten duidelijk te informeren over wat je met hun persoonsgegevens doet en waarom. Stel dus een privacyreglement op en zet dit op je website. Heb je een website waarmee je cookies verzamelt? Dan ben je ook verplicht een cookieverklaring op te stellen. Daarin leg je uit welke cookies je gebruikt en met welk doel.

Tip 2: Maak afspraken met verwerkers

Geef jij persoonsgegevens door aan andere partijen? Bijvoorbeeld aan een salarisadministrateur of hostingpartij? Dan moet je met deze partij (ook wel ‘verwerker’ genoemd) afspraken maken over de verwerking van de gegevens. Deze afspraken moeten schriftelijk worden vastgelegd. Het document waarin de afspraken staan beschreven wordt een ‘verwerkersovereenkomst’ genoemd.

Tip 3: Stel een verwerkingsregister en datalekregister op

In een register van alle verwerkingsactiviteiten houd je bij welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom je deze gegevens verwerkt, waar en hoe lang je deze gegevens bewaart en hoe je dit hebt beveiligd. Naast het registreren van verwerkingsactiviteiten ben je verplicht eventuele datalekken binnen jouw organisatie te registreren. Ernstige datalekken moet je binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tip 4: Neem technische en organisatorische maatregelen

De wet schrijft voor dat je ‘passende technische en organisatorische maatregelen’ moet nemen om persoonsgegevens, waarvoor je als ondernemer verantwoordelijk bent, te beschermen. Dit is natuurlijk heel breed, maar hierbij bedoelt de wetgever maatregelen als encryptie van gegevens, maar ook toegangscontrole (fysiek en digitaal), een veiligwachtwoordbeleid en regelmatige back-ups.

Tip 5: Creëer privacy-bewustzijn

Misschien is dit nog wel de belangrijkste tip: zorg dat privacy gaat leven binnen jouw organisatie, want met alleen vastleggen ben je er nog niet. Weten je medewerkers wat privacy betekent in hun dagelijkse werkzaamheden en hoe ze veilig met persoonsgegevens om kunnen gaan? En weten ze wat te doen in geval van een datalek? Het trainen van medewerkers rondom privacy is daarom essentieel.’

Doe de gratis privacy check

Voldoet jouw bedrijf al aan alle eisen die de AVG stelt? Twijfel je of je alles wel goed geregeld hebt? Of heb je eigenlijk geen idee? Privacy Zeker heeft een handige privacy check. Daarmee kom je er binnen 10 minuten achter of jouw bedrijf al AVG-proof is of aan welke punten je nog aandacht moet besteden.

Dit artikel is geplaatst door

Kor de Boer Commercieel Directeur van Privacy Zeker
Kor de Boer
Commercieel directeur
Logo Privacy Zeker